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酒店?duì)I銷部還可備一套檔案目錄卡，依文檔室的文檔名稱編目。酒店?duì)I銷人員只要一看卡片就可知道有沒有某一機(jī)構(gòu)團(tuán)隊(duì)的文檔資料。
用于個(gè)人推銷、宴會(huì)推銷以及會(huì)議推銷的最新且正確的郵寄名單是非常必要的。酒店應(yīng)當(dāng)定期檢查這些郵寄名單，使其具有時(shí)效性，因?yàn)檫^時(shí)的姓名、地址對(duì)于任何函件將無效果可言。
酒店?duì)I銷部門在營運(yùn)中，最好備有房間用途登記薄，因?yàn)闆]有這種登記薄就無法進(jìn)行有效的計(jì)劃預(yù)訂。有些酒店擁有大量的多用途房間，例如商務(wù)會(huì)議房。如果沒有一本房間用途登記薄，酒店對(duì)這種生意就不可能做到有效的管理。
當(dāng)然，酒店也可用活頁紙每天進(jìn)行登記。具體方法為：列在紙業(yè)左邊的是各種可用于進(jìn)餐、開會(huì)或其他任何用途的房間。依據(jù)這些房間的使用頻率，每一房間欄下應(yīng)有六行空白，用以登記同一天的用途，如早餐、上午集會(huì)、午餐、下午集會(huì)、晚餐以及夜間用途。活頁紙上方橫行項(xiàng)目為：機(jī)關(guān)或個(gè)人姓名、用途的種類、時(shí)間、出席人數(shù)、價(jià)格、預(yù)訂人、設(shè)計(jì)人、負(fù)責(zé)人的地址及電話號(hào)碼、備注。臨時(shí)的登記可用鉛筆，業(yè)務(wù)已確定的事項(xiàng)則用墨水筆。
 

顧客記錄系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)用在于追蹤營銷機(jī)會(huì)，使老顧客不致流失他處，如果有一段時(shí)間沒見某一位老顧客的面，無論是六個(gè)月、一年，甚至兩年，酒店就得寫一封信給這位老顧客。寄信給老顧客時(shí)若能附上貼足郵資的回卡，通常會(huì)有理想的結(jié)果，繼之而來的可能就是訂房。
顧客記錄除了有助于營銷推廣之外，還有許多優(yōu)點(diǎn)，主要是在營銷緊迫時(shí)期可以參考顧客的信用，以及可用作接受訂房的參考。同時(shí)她還可以提供確切的警告，讓酒店知道那些顧客是不受歡迎的。
 

 

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